Datenschutz-Management als Teil der Unternehmensstrategie: Datenschutz und Informationssicherheit ist für jedes Unternehmen abteilungsübergreifend ein wichtiges Thema. In jedem Unternehmen wird mit personenbezogenen Daten gearbeitet und durch die stetig zunehmende Flut an digitalen Massendaten lösen die Stichwörter Datenschutz und Datensicherheit bei vielen Verantwortlichen in Unternehmen, Verwaltungen und anderen Institutionen ein Gefühl von Unsicherheit aus. Seit der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes 2009 sind Unternehmen ausnahmslos verpflichtet, sich veränderten Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit zu stellen. Hierbei ist die Anzahl der Mitarbeiter oder die Art des Unternehmens (inklusive Selbständigen und Freiberuflern) unerheblich. (siehe unten: Abschnitt Vor- und Nachteile des internen/externen Datenschutzbeauftragten). Die internen Datenschutzbeauftragten sehen sich hierbei einer Vielzahl von datenschutzrechtlichen Anforderungen ausgesetzt. Ein Verstoß gegen die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetz kosten schnell den guten Ruf und Bußgelder. Die EU-Datenschutzverordnung sieht harte Sanktionen für Verstöße gegen den Datenschutz vor. Nicht zu vernachlässigen ist der Aspekt, dass Datenschutz hilft, Interessenten zu Kunden zu machen, Kunden zu binden, das Image positiv auszubauen, die Marke zu stärken und Kosten durch geringere Ausfallrisiken zu senken.

Das Alpha-Omega Projects Team ist Ihr Ansprechpartner in allen Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Wir unterstützen Sie kompetent dabei, in Ihrem Unternehmen die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetztes umzusetzen, diese in die Unternehmens- und IT-Strategie zu integrieren und dauerhaft einzuhalten. Hierdurch werden nicht nur die Risiken für Ihr Unternehmen minimiert, sondern zugleich die Effizienz Ihres Unternehmens erhöht. Unser Beraterteam besteht aus erfahrenen IT- und Prozess-Fachbereatern.

Unserer lösungsorientierten Unternehmensphilosophie folgend, erarbeiten wir kundenspezifische Datenschutzkonzepte und begleiten datenschutzrelevante Prozesse. Zur Sicherstellung der Datenschutzkonformität auf allen Ebenen, steht Ihnen stets ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung und berät Sie im laufenden Betrieb. Die hohe Fachkunde beruht auf Mehrfachqualifikation unserer Berater in den Bereichen Recht, IT und Wirtschaft. Wir profitieren von diesem Know-How und schöpfen aus dem Wissenspool aller Experten.

Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter für mein Unternehmen?

Der externe Datenschutzbeauftragte verfügt über fundiertes Fachwissen: Er ist über die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen informiert und verfügt über Praxiserfahrungen bei der Umsetzung von Datenschutzkonzepten. Eine abteilungsübergreifende Datenschutzüberprüfung in IT, Marketing und CRM sind in Unternehmen unabdingbar. Hierzu zählen beispielsweise aktuelle Themen wie personalisierte Kundenansprache, Outsourcing, Newsletter-Marketing oder Datenanalyse.

Was sind die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten?

Ein Datenschutzbeauftragter hat klar festgelegte Aufgaben. Diese sind gemäß §4g Bundesdatenschutzgesetz definiert: Der externe Datenschutzbeauftragte führt zu Beginn eine Ist-Analyse und Bestandsaufnahme durch, erarbeitet gemeinsame Datenschutzziele, legt den Handlungsbedarf und Zeitplan fest, mit dem Oberziel die Rechtkonformität zu gewährleisten. Hierzu zählen die Erstellung und Pflege der gesetzlich geforderten internen und externen Verfahrensübersichten, die Durchführung der Vorabkontrolle nach Bundesdatenschutzgesetz, die Erstellung oder Überarbeitung von Datenschutzerklärungen, Richtlinien und Betriebsvereinbarungen. Der externe Datenschutzbeauftragte unterstützt Sie bei Zertifizierungen, bei Anfragen von Aufsichtsbehörden sowie bei der Organisation von Schulungen und Informationen der Mitarbeiter zum datenschutzrechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten. Im Rahmen des Arbeitnehmerdatenschutzes berät der externe Datenschutzbeauftragte zu sensiblen Themen hinsichtlich der Überwachung der datenschutzkonformen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen wie Führung von Personalakten, On- und Offboarding, Bewerbermanagement, E-Mail- und Internetnutzung durch Mitarbeiter sowie Konzerndatenschutz.

Worin bestehen die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten und die Nachteile eines internen Datenschutzbeauftragten?

Es ist vorab zu prüfen, ob Ihr Unternehmen der gesetzlichen Bestellpflicht unterliegt oder ob die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten als Qualitäts- und Unterscheidungsmerkmal vom Wettbewerb dienen soll.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte: Wer personenbezogene Daten erhebt, verbreitet oder nutzt ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten und zu gewährleisten. Bei nicht-öffentlichen Stellen, Unternehmen oder Institutionen ist nach §4f Bundesdatenschutzgesetz die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich, wenn entweder

• mehr als 9 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder
• in der Regel mindestens 20 Personen Daten auf andere Art und Weise erheben, verarbeiten oder nutzen oder
• unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter/innen Daten automatisiert erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, die wegen ihrer besonderen Sensibilität (zum Beispiel rassistischer oder ethnischer Art, Gewerkschaftszugehörigkeit) einer Vorabkontrolle unterliegen oder
• personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung (auch anonymisiert) erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

Die Aufgaben des betrieblichen Datenschutzbeauftragten kann sowohl von der verantwortlichen Stelle als auch von einer externen Stelle wahrgenommen werden. Im folgenden sind die Vorteile des Einsatzes eines externen Datenschutzbeauftragten aufgelistet, welche zugleich die Nachteile des internen Datenschutzbeauftragten darstellen:

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